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ENTENDA COMO A CONTABILIDADE PODE AGIR EM SUA DEFESA

Quando um contribuinte é autuado em processos administrativos na área tributária, a qualidade das provas contábeis que possa apresentar como contestação é de extrema importância para auxiliar em sua defesa.

Em todo processo administrativo fiscal, temos três frentes que podemos considerar:

A do Acusador: Geralmente um Auditor Fiscal, descrita no lançamento, notificação e/ou auto, com provas; A de Defesa do Contribuinte: Com provas, para contestar a devida acusação. A do Julgador: Normalmente gerada por suas convicções adquiridas na análise das provas apresentadas pelas partes envolvidas no processo. Nessa linha, fica muito claro que apresentar provas fortes, aumentam as chances de eliminar o processo ou ao menos diminuir eventuais efeitos de um resultado desfavorável. Ao apresentar as provas de forma clara, o acusado demonstra boa vontade e transparência o que aumenta e muito as chances da verdade prevalecer. O contribuinte que alega, mas não prova, inválida seus argumentos que não serão aceitos por não estarem devidamente comprovados. Não provar e apenas argumentar é apresentar uma alegação vazia, sem elementos objetivos que possam conduzir a verdade na análise do julgador. A prova nada mais é do que a apresentação de documentação aceita pelo Fisco, que comprova o lançamento contábil dos recursos movimentados. O que vemos muito acontecer, são empresas de pequeno e médio porte darem pouca importância aos documentos que demonstrem sua movimentação financeira. É preciso ter um mínimo de formalização, não só para fazer prova futura para eventuais fiscalizações, mas também para o controle interno, prevenindo fraudes e desvios, evidenciando desajustes e necessidade de correção do rumo da empresa. Recomendamos que toda e qualquer movimentação financeira tenha o documento que identifique o tipo de operação realizada, de quem veio e para quem foi o destino dos recursos, a data e o responsável interno pela autorização da movimentação. Com essa coleta de documentos no momento da movimentação financeira, e o seu respectivo registro contábil, as provas ficam para “eternas” e poderão ser apresentadas a qualquer tempo, não expondo o Contribuinte a fragilidades para descrever sua verdade dos fatos, quando solicitado. O contribuinte precisa manter a documentação sobre seus recebimentos e pagamentos no mínimo por cinco anos, que é o prazo de prescrição fiscal. Veja a relação de documentos para pessoa física:

● Informes de rendimentos das fontes pagadoras; ● Documentos das deduções com previdência social pública e/ou privada; ● Comprovantes do Livro Caixa de autônomos; ● Notas Fiscais de deduções de despesas de instrução; ● Recibos de Autônomos e Notas Fiscais de Serviço de Médicos, Dentistas, Clínicas, Hospitais, Boletos pagos de Planos de Saúde e todos os demais comprovantes com despesas médicas dedutíveis. ● Comprovação de pagamento de pensão alimentícia, inclusive com cópia da decisão judicial.

Para pessoa jurídica, deverá enviar no mês seguinte ao seu Contador de confiança, a documentação, comprovando origem e destino de todas as movimentações financeiras de recebimentos e pagamentos do mês anterior. O Contador deverá realizar o registro técnico das transações efetuadas e a organização de arquivo adequado para exibição das provas, quando solicitado. Convencer o Fiscal de não autuar é uma tarefa desafiadora. Ainda mais difícil, o Julgador reverter a autuação em favor do Contribuinte. O contribuinte como pessoa física ou jurídica, precisa ter consciência de que é absolutamente necessário adotar procedimentos menos informais no ato de aquisição de bens e serviços e, que é imprescindível pedir sempre o documento fiscal ao fornecedor de produtos ou ao prestador de serviços. O documento que comprova a transação deve ser cuidadosamente registrado, guardado e preservado para que possa estar intacto e apto a servir de prova, quando for necessária a sua utilização como meio de exibir a verdade e pedir justiça. Pequenas atitudes no dia a dia podem evitar grandes prejuízos e considerável perda de tempo no futuro. O Contador é seu principal aliado nessa mudança de cultura. Consultá-lo regularmente, poderá evitar as consequências do natural desconforto de qualquer notificação ou visita do Fisco. Formalize suas transações, documentando todas elas. Garantimos que essa gestão, trará muitas vantagens e facilidades se eventualmente no futuro você precisar.

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